商学函〔2018〕71号
校内各相关单位:
为了认真做好2018届毕业生档案工作,确保档案按时交接、转递、发放,现将材料收集、归档等相关事宜安排如下:
一、毕业生档案材料收集的内容及收交时间
1.学生处负责毕业生高考档案材料、录取通知书,学生在校期间获得的十佳大学生、三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生获奖登记表,学生奖学金申请表、审批表及学生处分等材料,以及就业通知书、从医从教档案等材料。
2.教务处负责毕业生登记表、学籍卡、学业成绩单、学士学位授予申请表、学籍变更、学生奖励及处分等材料。要求于6月28日前将整理完善的材料移交学生档案室(图书馆二层东侧),并办理交接签字确认手续。
3.团委负责学生在校期间的各类团内外奖惩等材料。要求于6月26日前将整理完善的档案材料移交学生档案室(图书馆二层东侧),并办理交接签字确认手续。
4.体育教学研究部负责国家学生体质健康标准登记卡(大学)等材料。要求于6月26日前将整理完善的档案材料移交学生档案室(图书馆二层东侧),并办理交接签字确认手续。
5.保卫处负责本单位学生获得的校级及以上奖励或处分等材料。要求于6月26日前将整理完善的档案材料移交学生档案室(图书馆二层东侧),并办理交接签字确认手续。
7.各学院按照教务处要求,负责本学院毕业生登记表的填写(一式两份)并在规定时间内将整理完善的登记表报送至教务处,由教务处统一填写意见、盖章后分别移交至学生档案室和学校综合档案室。
二、几点要求
1.请各相关单位收集归档材料时,按照类型、专业分类及毕业时学生班级名单及学号顺序依次整理(转专业、复学学生排在本班最后),未按要求整理的材料将不予接收;移交材料时应集中提交、避免分散提交。
2.请各相关单位提供学生奖励或处分文件材料时,务必附有标明学生所在学院、专业、班级、学号的移交名单。
3.毕业生党、团组织关系材料的收集归档,按组织部、团委的要求单独办理,不列入毕业生人事档案材料收集范围。
4.学生档案涉及学生的终生利益,责任重大。由于今年毕业生人数多,时间紧、任务重,请各相关单位、各学院务必高度重视,指定专人负责,确保各项材料收集、移交及归档工作按时完成。
专此通知
学 生 处
2018年6月21日